De inventaris opmaken: zo wint u tijd

Een paar keer per jaar de inventaris opmaken? Het is een tijdrovende en foutgevoelige bezigheid waaraan u jammer genoeg niet kunt ontsnappen. Gelukkig kan het wél sneller en juister. Software doet namelijk het lastige tel- en rekenwerk in uw plaats. Dankzij geautomatiseerd voorraadbeheer beschikt u steeds over recente inventariscijfers. Hoe het precies werkt, leggen we uit in dit artikel.

Of u nu een winkel runt of aan het hoofd staat van een vzw: elk bedrijf in België moet minstens één keer per jaar de inventaris opmaken. Naast de voorraad omvat die ook veel andere zaken, zoals:

immateriële, materiële en financiële vaste activa

vorderingen

geldbeleggingen, liquide middelen, eigen-vermogensbestanddelen

schulden

Voorraadtellingen: voordelen van een geautomatiseerd proces

Voorraadtellingen kunnen manueel of automatisch gebeuren. Bij een manuele telling - die gebeurt traditioneel op het einde van het boekjaar - ligt de foutenmarge een stuk hoger. De accuraatheid van de telling is uiteraard gevoelig voor menselijke fouten. Het spreekt voor zich dat een verkeerde telling grote financiële gevolgen kan hebben.

Een geautomatiseerde telling verdient dan ook de voorkeur. ERP-systemen spelen hierin een cruciale rol. Ze zorgen ervoor dat alle in- en uitgaande goederenstromen in de voorraad afgedekt en op een correcte manier afgehandeld worden. Barcodes of RFID-systemen bieden hierbij een groot voordeel.

Een bijkomend voordeel van een geautomatiseerde telling is dat de voorraad meerdere keren per jaar onder de loep kan worden genomen. Bij een periodische telling krijg je een veel correcter beeld van de voorraadbewegingen, waardoor de magazijnier de vinger aan de pols houdt en tijdig kan ingrijpen bij over- of onderstock.

Geautomatiseerd voorraadbeheer

Voorraadbeheer is een evenwichtsoefening. Uw bestsellers moet u uiteraard altijd in stock hebben, maar hoeveel items zijn voldoende om aan de vraag te voldoen? En wat met uw minst populaire goederen, die vaak weken of maanden stof staan te vergaren in uw voorraad? Hoe langer goederen in voorraad zijn, hoe meer geld ze kosten.

Timing is alles, zeker bij voorraadmanagement. En precies daarin is software sterk. U stelt de parameters in en de software meldt u vervolgens automatisch wanneer een bestelling bij een leverancier zich opdringt. Het biedt ook mogelijkheden om uw voorraadbeheer te optimaliseren zodat u verouderde voorraad en voorraadverlies vermijdt.

Het belang van een geïntegreerd voorraadbeheersysteem

U las het hierboven al: de inventaris opmaken omvat veel meer dan enkel een stand van zaken geven omtrent de huidige voorraad. Het is een totaalpakket waartoe onder andere ook immateriële en financiële activa behoren. Uw software moet dus in staat zijn om al die informatie te verzamelen en verwerken.

Kies dus voor magazijnsoftware die naast stockbeheer ook aankoop-, product- en kassabeheer omvat, afhankelijk van uw noden. Zo boekt u tijdswinst op alle fronten. Bovendien maakt een computer geen fouten. Uw inventaris is dus niet enkel sneller klaar, maar ook foutloos.